Nieuw voor mkb: praktische sjablonen om aan de privacyregels te voldoen

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft 2 praktische documenten gepubliceerd speciaal voor het mkb. Het gaat om sjablonen voor een verwerkingsregister en een privacyverklaring. Ondernemers kunnen hiermee makkelijker voldoen aan de privacyregels en zo de persoonsgegevens van hun klanten beter beschermen. Ook helpen de sjablonen ondernemers om meer grip te krijgen op wat zij met persoonsgegevens doen en dit goed uit te leggen aan hun klanten.

Ondernemers hebben aangegeven dat zij regeldruk ervaren bij privacywet AVG. En dat zij behoefte hebben aan kant-en-klare sjablonen als basis voor onder meer hun verwerkingsregister en privacyverklaring. Daarom heeft de AP nu deze mkb-sjablonen ontwikkeld, als resultaat van eerdere overleggen met onder meer het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en MKB-Nederland.

Als ondernemer verzamelt, gebruikt en deelt u persoonsgegevens. Zoals gegevens van uw klanten. Volgens de AVG bent u dan veelal verplicht om een verwerkingsregister bij te houden. En moet u uw klanten goed informeren over wat u met hun gegevens doet. Een handige manier daarvoor is een online privacyverklaring.

De sjablonen bevatten voorbeeldtabellen voor 10 sectoren: educatie, horeca, retail, IT, logistiek, productie, dienstverlening, vastgoed, zorg en bouw. U hoeft alleen maar weg te halen wat voor u niet van toepassing is en waar nodig informatie aan te vullen. 

In een verwerkingsregister houdt u bij welke persoonsgegevens uw bedrijf verwerkt. Denk aan naam- en adresgegevens van klanten of een kopie van het identiteitsbewijs van een medewerker. 

Een verwerkingsregister is ook handig voor uzelf om te hebben. U kunt de informatie die erin staat gebruiken bij het opstellen van uw privacyverklaring en van verwerkersovereenkomsten, en bij het uitvoeren van de privacyrechten van betrokkenen.